– Butikerna ska inte behöva ringa runt för att hamna rätt. Det tar onödig tid, för alla parter, säger Per Rosenlund, fastighets- och säkerhets-chef på Alligo.

Han pratar om fastighetsavdelningens digitalisering. Projekt de har drivit själva för att flytta system och processer online. Tillsammans med koncept- och byggavdelningen utvecklar de bland annat ett system där butikerna ska kunna göra felanmälningar via nätet. Tanken är att en anmälan om ett flimrande lysrör eller en trasig hylla direkt ska hamna hos rätt person.

När olika verksamheter ska samordnas i en ny organisation finns det alltid utmaningar. Rutiner, avtal och metoder skiljer sig ofta åt. På Alligo gäller det inte minst fastighetsavdelningen som alltså har flera stora digitaliseringsprojekt på gång.

De har bland annat digitaliserat brandskyddsystemet – det program som redan användes på Swedol har nu också implementerats på TOOLS. Nu arbetar de med ett heltäckande digitalt fastighetsregister.

– Redan i dag har vi fastighetsbeteckningar och hyresavtal men vi vill utöka det med elavtal, ytor och all kringinformation, säger Per Rosenlund.

– Om jag klickar på en butik i Smålandsstenar ska jag kunna få fram uppgifter om försäljningsyta, lageryta, årshyra, elleverantör, återvinningsleverantör och så vidare. Samtidigt ska jag kunna se när avtalen går ut.

På så sätt blir det enklare att centralisera stora ramavtal. Dessutom blir det lättare att jobba med KMA-mål (Kvalitet, Miljö och Arbetsmiljö) då statistik för sådant som energiförbrukning ska finnas med i registret.

Han berättar att det är ett måste för fastighetsavdelningen att driva på en digitalisering av verksamheten.

– Vi gör det för att underlätta för våra butiker, så att alla kan fokusera på det som de ska göra. Det blir inte hanterbart annars, vi har blivit så stora. När jag började på Swedol hade vi runt 40 butiker – nu har vi ungefär 220 butiker inom Alligo. Vi måste digitalisera för att bibehålla kvalitet och göra rätt saker.